采用什么样的顺序进行系统使用比较好?

2017-03-16 09:11:00
原创
986

虽然各个关联系统可以独立使用,但按照下列顺序使用会更加合理、高效:

1.     第一阶段:先使用主控系统(CC)、协同办公系统(OA)、培训系统(TC)。这些是最常用也最基础的系统。其中,OA是应用的重点。

2.     第二阶段:在OA系统使用一段时间后,再根据本单位的管理需要,启用付款审批及预算系统(PB)或人力资源管理系统(HR)。

3.     其它:财务系统(FM)、客户关系管理系统(CRM)具有一定的独立性,主要由企业的相应部门(如财务部、销售部)使用。可以根据需要在第一阶段使用,也可以在第二阶段使用。比如,有的企业如果只想使用财务系统,那么在第一阶段掌握了主控系统的基础设置方法后,就可以直接使用。

建议采用下面的顺序,逐步使用各个系统:

一  主控系统(CC)

必须先在主控系统中的设置好各种基础信息,为其它关联系统的使用作好准备。

二  培训系统(TC)

在协同管理系统安装完毕后,可以由系统管理员把软件服务社网站上“培训答疑专区”中提供的课件下载后添加到内部的培训系统中,一方面系统管理员本人可以练习主控系统和培训系统的设置方法,同时也便于内部员工利用这些课件学习系统的使用方法,这样员工可以迅速学会OA系统、培训系统的使用方法。以后有新员工入职也可以根据课件快速学习系统的使用方法。

很多企业以前在实施一个管理软件时,员工培训工作量很大,而采用培训系统,可以使这个工作量变得很低。因此建议在第一阶段就使用培训系统。

此后,还可以根据本单位的培训需要自行制作课件、不断丰富课件内容。

三 协同办公系统(OA)

OA是日常工作中最常用的系统,它是通用的办公平台和各个关联系统的消息中心,同时,各个关联系统有很多操作习惯与OA中类似,熟练使用OA有助于其它系统的使用。因此建议在第一阶段就使用OA系统,并作为重点。

OA的使用非常容易,但是却可以很快给企业带来非常显著的变化。

四  付款审批及预算系统(PB)

由于付款审批、预算、采购合同等都是企业管理中的重要工作,所以建议:最好在熟练使用OA系统一段时间(如二个月)后,再启用PB。

PB中的基础信息(如部门、职务、岗位、用户等)是与OA共享的(都是在主控系统中统一维护),各种操作习惯也有类似之处。用户可以通过使用OA,更好地了解协同管理系统的基本概念、思路、工作方法,并且在OA使用过程中,可以不断调整、优化系统的基础设置(如部门、职务、岗位的设置)。所以,熟练使用OA对于使用PB是非常有帮助的。

OA可以作为PB的消息中心和搭载平台:PB的使用频率显然没有OA高,而且由于PB中涉及付款、合同等重要信息,所以不使用时应当及时退出系统。当用户没有登录PB时,如果在PB中有业务通知的消息,可以在OA中立刻看到提示(会在OA最下面的链接上红色闪烁,点击并登录PB后,OA中就不再提示),这一点对于PB的使用非常方便。

另外,从OA上可以很方便地登录PB,因此先熟练使用OA、再使用PB会更加便捷。

五 人力资源管理系统(HR)

人力资源管理不仅本身是一项重要的业务,而且可以使各种基础信息(如组织结构、人员信息)规范、准确,这也是其它关联系统运行的基础。

当HR系统启用后,员工信息必须在HR系统中维护(而不能在主控系统中维护),对部门、职务、岗位等各种组织信息的管理也会有更严格的约束。因此在执行HR系统启用前,必须先对HR系统有充分的了解,并在业务上做认真的准备(如需要确定好规范的组织结构)。

如果本单位的员工人数少于100,建议不要启用HR系统(或者虽然启用HR系统、但只使用HR系统中的人员信息管理部分,包括入职、转正、调配、离职的管理,但可以不必使用考勤、薪资、福利、招聘等功能)。因为HR系统中各种流程要求比较严格,对于较小的企业是没有必要的——企业的目标是把企业管理好,而不是学习软件。300人以上的单位比较适合使用HR系统,100-300人的单位可以视情况决定是否使用。

特别建议:如果需要使用HR系统,也最好在OA系统正常使用三个月以后,再开始使用HR系统。在此之前,先不要启用HR系统(因为启用后就必须改用人力资源管理的相关流程,而且启用后不能再停用)。这样有利于逐步了解系统、并把系统使用好。

六  财务系统(FM)

财务系统(FM)的使用非常灵活,可以根据需要从下面两种方案中选择:

1.    您可以先使用其它系统(如OA、PB等),通过这些系统的使用,先对系统整体结构、基本概念和使用方法有更直观的了解,然后再使用财务系统。

2.    您也可以直接在主控系统中只管理与FM有关的基础信息,并直接使用财务系统。

财务系统包括总账子系统和固定资产子系统,您可以同时启用这两个子系统,也可以先使用总账子系统、隔一段时间之后再启用固定资产子系统。

七  客户关系管理系统(CRM)

在很多企业的营销管理中,需要使用CRM系统以便全面把握销售过程的动态。

CRM中的很多基础信息(如部门、职务、岗位、用户等)是与OA共享的(都是在主控系统中统一维护),各种操作习惯也有类似之处。另外,CRM中的很多内容(如销售合同管理、数据权限管理)与PB很类似。所以建议在熟练使用OA和PB后,再根据本企业的管理需要使用CRM。